Para evitar isso, siga algumas etapas simples para colocar seu armazenamento em nuvem de volta nos trilhos. Essas dicas ajudarão você a simplificar o armazenamento de arquivos e melhorar a produtividade.
Organize seus arquivos
O armazenamento em nuvem é uma ótima maneira de armazenar arquivos on-line, mas se você não dedicar tempo para mantê-lo organizado, ele pode rapidamente se tornar opressor.
Se você usa um ambiente de armazenamento em nuvem compartilhado, é importante que todos sigam um esquema de nomenclatura padrão para a estrutura de pastas. Isso garantirá que todos possam encontrar os arquivos de que precisam com rapidez e facilidade.
Se você não criar um sistema de pastas que funcione para o seu negócio, provavelmente acabará tendo vários funcionários organizando os arquivos de maneira diferente. Isso pode levar a muita confusão e perda de tempo em pesquisas de arquivos.
Configurar pastas
Ter uma estrutura de pastas em seu melhor armazenamento em nuvem facilita a localização das coisas. Isso significa que você pode encontrar suas fotos de férias em família e seus documentos do Excel sem ter que vasculhar milhares de arquivos.
Esse processo começa com uma etapa simples: configurar pastas. Quase todos os principais serviços de armazenamento em nuvem permitem criar pastas para armazenar seus arquivos.
Comece criando pastas gerais para os diferentes tipos de arquivos que você possui, como fotos, documentos, clipes de música e vídeos. Dessa forma, você pode localizar facilmente todas essas coisas juntas e organizar seu espaço de armazenamento em nuvem, colocando tudo em seu devido lugar.
Adicionar tags
O uso de tags é uma maneira simples de organizar arquivos e facilitar sua localização posteriormente. Eles estão disponíveis no Mac e no Windows e podem ser usados para conectar arquivos em uma pasta ou em várias pastas.
As tags também permitem que você crie tags sensíveis ao tempo, como uma tag “hoje” que permite pesquisar arquivos salvos hoje. Isso pode economizar muito tempo quando você precisa localizar um arquivo rapidamente, especialmente se estiver trabalhando em vários locais.
Mantenha sua estrutura geral de arquivos de armazenamento em nuvem com apenas 2 a 3 pastas, o que torna muito mais fácil encontrar arquivos. Se você tiver várias pessoas trabalhando em projetos diferentes, certifique-se de que todos cumpram a mesma hierarquia de nomenclatura.
Criar subpastas
Usar subpastas dentro de pastas é uma ótima maneira de organizar seu armazenamento em nuvem. Isso é especialmente importante se você tiver vários arquivos relacionados ao mesmo tópico ou tarefa.
A criação de subpastas também é uma ótima maneira de facilitar a localização de arquivos específicos pelos usuários. No entanto, é importante lembrar que as subpastas devem ser criadas usando o mesmo sistema de nomenclatura da pasta original.
A sincronização de arquivos e os controles de permissão estão disponíveis no nível da subpasta, permitindo que empresas com estruturas de dados complexas gerenciem o acesso a arquivos em todos os níveis. Esse controle granular permite que as empresas mantenham seus dados organizados e reduzam o uso de largura de banda.
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