Antes de agendar sua sessão de brainstorming
Aqui está uma lista de seis critérios importantes a serem considerados inicialmente. Desta forma, você configura sua sessão de brainstorming com a máxima chance de sucesso:
1. Tenha certeza de que você realmente deseja fazer um brainstorming
O brainstorming pode ser uma ótima maneira de ajudar sua equipe a se sentir envolvida no processo. Ao convidar um brainstorming, você permite que as pessoas saibam que você está aberto às ideias delas. Mas antes de começar, certifique-se de que o brainstorming seja realmente apropriado neste ponto do projeto.
Você está realmente aberto a novas ideias ou realmente tentando obter adesão para um fato consumado? Se você realmente tiver todos os detalhes do projeto em mãos, o brainstorming pode ser contraproducente. Isso porque cria uma expectativa irreal de que os funcionários terão uma palavra a dizer na direção do projeto.
2. Anote suas metas de brainstorming
Lembre-se de que você precisa de metas tanto para a sessão em si quanto para o acompanhamento. Tudo o que você faz antes, durante e depois da sessão de brainstorming deve referir-se aos seus objetivos. Afinal, se você não sabe por que está fazendo um brainstorming, por que se preocupar?
3. Tenha clareza sobre a opinião que deseja
Certifique-se de saber que tipo de contribuição de brainstorming você deseja e quais serão as dinâmicas interpessoais. Quando você souber disso, poderá selecionar o melhor método de brainstorming para suas necessidades específicas.
Por exemplo, se você planeja incluir toda a sua equipe – gerentes, implementadores e equipe de suporte – você pode optar por usar uma abordagem de “escrita cerebral”.
Este método permite que os indivíduos escrevam seus pensamentos em vez de falar em voz alta. Em alguns casos, isto pode reduzir a tensão e diminuir as preocupações de ser visto como “tolo” diante dos pares ou gestores. Saiba mais sobre como usar a escrita cerebral:
4. Convide os participantes apropriados
Com base na sua compreensão dos objetivos, propósito e processo, faça uma lista de convidados.
Faça o possível para ter certeza de que a lista inclui pessoas diretamente envolvidas no gerenciamento e na implementação do projeto que você tem em mente.
Ao fazer suas seleções, pense na dinâmica do processo de brainstorming. É provável que um determinado indivíduo desacelere as coisas ou crie atrito? Se sim, essa pessoa é realmente crítica para o processo de brainstorming?
5. Escolha um local que melhor se adapte ao seu grupo
Com base em tudo o que você fez até agora, selecione um local que seja confortável e inspirador, mas não tão confortável ou inspirador que os participantes adormeçam, comecem a verificar seus e-mails ou saiam pela tangente.
Em outras palavras, uma sala de reuniões confortável é uma ótima escolha, mas cenários fantásticos demais podem ser uma distração. Café e lanches são ótimos, mas um buffet pode levar a conversas, reabastecimento de pratos e outras atividades que desviam a atenção do processo.
6. Trabalhe com um facilitador experiente
Selecione um facilitador com experiência e treinamento reais e significativos em brainstorming. Dê a essa pessoa todas as informações necessárias para gerenciar o grupo e liderar o processo em direção às metas e planos que você tem em mente.
Se você planeja facilitar, aprenda tudo o que puder sobre o processo para poder incentivar a criatividade para uma sessão de brainstorming positiva e útil.
Como conduzir sua sessão de brainstorming corretamente
Agora vamos nos aprofundar em como conduzir sua sessão de brainstorming de maneira eficaz, desde a definição do cenário até a apresentação de ideias, classificação delas e solução de problemas conforme necessário.
1. Defina o cenário
Antes de iniciar o brainstorming, forneça ao seu grupo as informações necessárias para ter sucesso. Algumas dessas informações estão relacionadas ao processo de brainstorming – e outras ao conforto pessoal! Certifique-se de cobrir estas bases:
- Defina o cenário apresentando seus objetivos, descrevendo o processo de brainstorming e as expectativas para as atividades após a reunião e delineando claramente o cronograma pelo qual eles serão alcançados.
- Compartilhe informações críticas que sua equipe precisará: localização dos banheiros, planos para intervalos para alimentação, horário previsto de conclusão, suposições sobre o uso de telefones celulares, disponibilidade de café, etc. passam grande parte do tempo tentando obter respostas uns dos outros!
- Diga aos participantes—literalmente–onde sentar. Tenha em mente que muitas vezes é uma boa ideia dividir grupos sociais e/ou de trabalho, tanto para aumentar a criatividade como também para reduzir a discussão nos cantos.
- Apresente o facilitador e descreva seu papel. Se essa pessoa for você, explique seu próprio papel. Deixe claro que a palavra do facilitador é lei: se o facilitador disser “acabou o tempo”, então o tempo acabou!
- Escreva, poste e responda perguntas sobre regras e procedimentos. Isso pode incluir uma repetição da regra “mantenha sua crítica”, limites de tempo para falar, limites para comentários críticos, procedimentos para pedir a palavra, etc. aberto para as mãos levantadas.
- Nomeie um cronometrista e/ou coloque um relógio na frente e no centro.
- Nomeie um anotador e forneça-lhe um quadro branco, flipchart ou outras ferramentas necessárias.
2. Avance sua sessão
Agora com o cenário definido, os objetivos e as regras básicas definidas, é hora de começar. Aqui estão algumas ações para começar e avançar a sessão de brainstorming:
Ação 1. Comece com um quebra-gelo
No brainstorming, todos são iguais. As sessões de quebra-gelo são uma boa forma de estabelecer esta ideia através de jogos em que todos têm um papel igual. Também é uma ótima maneira de começar a fluir a criatividade.
Os quebra-gelos podem incluir jogos como “se você pudesse escolher uma superpotência, qual seria e por quê?” ou “qual animal melhor representa você e por quê?” A chave para o sucesso com esses quebra-gelos é incluir todos: ninguém consegue “passar” porque acha que a ideia é boba!
Ação 2. Flexibilidade
Inicie o processo de brainstorming com uma pergunta de baixo risco relacionada ao projeto, que permita que todos apresentem uma ideia sem se preocupar seriamente em “parecer bobo”. Certifique-se de que todos falem pelo menos uma vez. Por exemplo, pergunte “se você pudesse pedir a um gênio para resolver nosso problema ou concluir nosso projeto, etc., então o que você pediria ao gênio para fazer?” Você pode descobrir que as pessoas têm ideias muito diferentes sobre o que desejar – e são essas ideias diferentes que você está procurando durante o processo de brainstorming.
Ação 3. Comece
Permita que o facilitador assuma completamente o controle (a menos que você seja o facilitador, é claro). Certifique-se de que o facilitador se lembre de reiterar a regra “todas as ideias são boas ideias” e incentive todos a falar. Siga as regras e o cronograma que você configurou.
Ação 4. Grave tudo!
Além de fazer com que seu anotador faça anotações, grave a sessão usando áudio ou vídeo (dependendo de sua preferência, necessidades e configuração).
3. Solucionar problemas de brainstorming
Ao entrar no processo de brainstorming, você poderá se deparar com um ou mais desafios comuns. Veja como reconhecê-los e resolvê-los:
Problema 1. Secar ou tornar-se repetitivo
Em algum momento, seu grupo terá dificuldade em apresentar ideias adicionais. Às vezes é porque eles realmente expressaram todos os seus pensamentos. Muitas vezes, porém, eles podem precisar de uma pausa para o café ou de um pouco de tempo para pensar. Se uma pausa não resultar em criatividade adicional, tente voltar a algumas das ideias que já foram expressas. Alguém tem uma ideia que se relacione ou se baseie em um desses?
Problema 2. Criatividade insuficiente ou excessiva
Muito pouco pensamento criativo ou muita imaginação extraordinária podem ser problemáticos para um brainstorming eficaz. Embora seja ótimo pensar criativamente, sugestões ridículas destinadas a fazer rir (Vamos lidar com os marcianos em vez dos nossos clientes!) pode desviar as coisas do assunto. Da mesma forma, ideias extremamente conservadoras (Vamos fazer o que fizemos da última vez, mas dê um acabamento vermelho em vez de azul) pode sufocar o pensamento criativo.
Use suas habilidades de facilitação para orientar as pessoas de volta ao curso. Talvez os marcianos não sejam uma opção, mas deveríamos pensar em alcançar um grupo de clientes completamente diferente? Talvez o acabamento não seja o problema, mas o design pode ser. Como podemos expandir nossa abordagem gráfica?
Problema 3. Saindo do assunto ou se perdendo no meio do mato
É muito fácil para a discussão desviar-se da visão e da ideação para questões práticas. Por exemplo, “É ótimo dizer que você deseja novo material de vendas, mas precisaríamos de mais funcionários para criar esse material e…” ou “Tentamos essa ideia há cinco anos e não funcionou porque…”
Essas discussões vai será importante à medida que você passar do brainstorming para os grupos de trabalho, então informe isso à sua equipe. Peça-lhes que façam anotações e se voluntariem para fazer parte do grupo de trabalho que aborda questões práticas como pessoal, logística, etc.
Problema 4. Questões de participação
Ter uma pessoa monopolizando a discussão ou várias pessoas “optando por não participar” da discussão são ambos problemáticos. Cada grupo tem membros tímidos e francos, mas o brainstorming requer participação universal.
Se você prevê ou vê um problema com certas pessoas dominando ou evitando o envolvimento, mude sua abordagem. Experimente usar uma técnica round-robin em que cada indivíduo é solicitado a apresentar suas ideias, uma após a outra. Para evitar o problema de as pessoas passarem o tempo todo esperando para falar, ligue para as pessoas em uma sequência imprevisível.
Problema 5. Tédio
Quando as pessoas ficam entediadas, conversar fora do assunto, usar o telefone celular e rabiscar tornam-se mais interessantes do que o brainstorming em si.
Você tem algumas opções para evitar o tédio. Primeiro, é claro, mantenha suas sessões de brainstorming com uma duração razoável.
Dois dias de brainstorming podem deixar qualquer um entediado até as lágrimas. Em segundo lugar, varie seus procedimentos. Em vez de simplesmente pedir ideias por várias horas seguidas, tente usar várias técnicas de brainstorming, como brainwriting, starbursting, etc.
Se você ainda vê inquietação nas fileiras, considere a possibilidade de que seja hora de uma pausa.
4. Ideias de classificação
Quando o brainstorming termina, o processo de planejamento é iniciado.
Seu próximo passo será selecionar as melhores ideias para ação. Para fazer isso, você precisará facilitar uma discussão que inclua a mudança de tópicos em categorias bom/melhor/melhor. Dependendo do tamanho do grupo e das suas necessidades específicas, você pode:
- Divida o grupo em equipes menores, peça a cada equipe que classifique as ideias e depois peça a cada equipe que relate.
- Aponte cada ideia no quadro e peça a todo o grupo que vote na que mais gosta.
- Faça uma pausa durante a qual você classifica pessoalmente as ideias e depois peça ao grupo que comente sobre suas escolhas.
- Peça a cada membro do grupo para colocar uma marca ao lado das três ideias principais e depois calcular os resultados.
- Coloque a lista de ideias num local acessível e peça às pessoas para publicarem os seus comentários sobre cada ideia ao longo de vários dias (isto pode ser feito com post-its e papel de cartaz).
Planejando suas próximas etapas
O objetivo do brainstorming é desenvolver ideias para ação. Depois que as melhores ideias forem selecionadas, você precisará desenvolver grupos de força-tarefa para levar as ideias ao próximo nível. Para fazer isso, a maioria dos gerentes:
- Crie grupos de trabalho para pensar nos problemas e na logística. Cada grupo deve incluir indivíduos com sólida experiência na área que abordam, bem como pessoas que realmente farão o trabalho. Peça aos membros do grupo que consultem as anotações que fizeram durante o brainstorming.
- Crie um cronograma com objetivos, metas e marcos claros.
- Planeje os horários das reuniões e discuta as tarefas atribuídas para cada reunião.
O que os grupos de trabalho devem fazer? Sua escolha dependerá da granularidade das ideias, se as ideias precisarão de financiamento, se exigirão mudanças na estrutura de funcionários ou novas contratações, etc.
A chave para o sucesso não é seguir um sistema rígido, mas sim ter certeza de que cada grupo tem objetivos e metas claros e viáveis, sabe o que é esperado em cada marco e tem autoridade para tomar pelo menos decisões preliminares.
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Comece o brainstorming!
Agora você sabe fazer um brainstorming e conduzir uma sessão de grupo.
O brainstorming não é difícil, mas requer algumas habilidades sólidas – bem como flexibilidade e abertura a ideias novas e potencialmente arriscadas.
Para ter sucesso, você precisará definir metas claras, preparar-se cuidadosamente, comunicar-se com clareza, solucionar problemas conforme necessário e acompanhar o sucesso do seu brainstorming.
Nota Editorial: Este conteúdo foi publicado originalmente em 2016. Estamos compartilhando-o novamente porque nossos editores determinaram que esta informação ainda é precisa e relevante.
