Com uma visão holística de seus ativos e custos associados, você pode tomar decisões mais sábias relacionadas a compras e gerenciamento. Você também pode gerenciar melhor seus ativos realizando várias ações, tão simples quanto verificar as métricas de gerenciamento de ativos de maneira mais rápida e conveniente.
A MarketsandMarkets informa que o mercado de software de gerenciamento de ativos provavelmente atingirá US$ 4,8 bilhões até 2026. Alguns motivos para isso são a conformidade com os regulamentos, a otimização da compra, manutenção e implantação de ativos – os principais fatores determinantes do software de gerenciamento de ativos.
Veja como você pode otimizar suas operações de negócios empregando uma ferramenta de gerenciamento de ativos:
1. Reserva avançada de ativos: Quantas vezes acontece que o ativo que você pretende usar já esteve sob custódia de outro usuário? Isso é frustrante e desperdiça tempo, interrompendo importantes processos de negócios. Portanto, é aconselhável se preparar com antecedência para manter a produtividade.
O software de gerenciamento de ativos permite que você reserve ativos antes das datas necessárias. Isso significa que você pode reservar ativos de acordo com suas necessidades antes do tempo, o que também facilita o compartilhamento de recursos do escritório e o desenvolvimento de um ambiente de trabalho colaborativo. Poupando você do incômodo de recursos indisponíveis ou superlotados, você pode reservar automaticamente e utilizar melhor os ativos disponíveis.
Você também pode aproveitar o calendário de disponibilidade na solução. Dá-lhe uma visão detalhada sobre se o ativo que pretende reservar está disponível nessa data específica ou não. Isso ajuda muito a eliminar as complexidades administrativas e torna o gerenciamento de ativos mais otimizado.
2. Manutenção preventiva: Manter os ativos antes que sofram grandes avarias é uma tática bem conhecida para prolongar a vida útil de um ativo. A manutenção preventiva é realizada periodicamente para que um ativo não envelheça rapidamente, continue funcionando bem por seus anos úteis e sua empresa não tenha que sofrer com perda de produtividade devido a falhas inesperadas de ativos.
É, portanto, aconselhável que todos os setores implementem a manutenção preventiva para que os fluxos de trabalho possam ser otimizados. Usando o software de gerenciamento de ativos, os ativos podem ser enviados para manutenção e o status do equipamento é atualizado como “Em manutenção” – isso notificará os usuários de que o ativo está indisponível. Desta forma, a manutenção nunca fica comprometida pela indisponibilidade do ativo. Por exemplo, um ativo será enviado para manutenção a cada 3 meses para verificações e reparos regulares.
Adotar a manutenção preventiva também permite que seus técnicos melhorem o tempo de resposta e otimizem os fluxos de trabalho, melhorando a eficiência operacional. A manutenção preventiva não apenas garante que seus ativos permaneçam na melhor forma, mas também desempenha um papel vital na garantia da longevidade do equipamento.
3. Auditorias oportunas: Para evitar perdas financeiras e agilizar a gestão de ativos, é imprescindível realizar auditorias regulares. As auditorias não apenas mantêm você atualizado com informações importantes sobre ativos, mas também ajudam a identificar lacunas na boa manutenção e gerenciamento de ativos. As auditorias o tornam ciente de sua condição operacional e financeira, o que facilita a criação de estratégias e a tomada de decisões específicas relacionadas a ativos.
Ao realizar auditorias de localização e custódia por meio de um software de gestão de ativos, você sempre sabe onde seus ativos estão localizados e sob custódia de quem ele pertence, juntamente com o valor total investido neles. Depois de realizar uma auditoria, você tem uma lista completa das quantidades de ativos disponíveis, sabe se eles estão em excesso ou falta de estoque, se estão no local errado ou precisam de atenção especial. Isso permite que você tome medidas corretivas e realize um melhor planejamento futuro.
Além disso, com as auditorias, você pode alocar um orçamento com sabedoria porque pode analisar facilmente as necessidades do negócio. Além disso, você sabe exatamente quais ativos precisam ser substituídos imediatamente e reparados para que nunca sofra com operações comerciais interrompidas.
4. Gerenciamento eficiente de ordens de serviço: as ordens de serviço desempenham um papel importante em manter-se sempre atualizado com suas operações atuais. Digamos que você deseja enviar um monitor para manutenção e deseja garantir que ela seja concluída em um determinado período de tempo. Ao utilizar um software de gestão de ativos, você pode encaminhá-lo para reparo, criando uma solicitação de ordem de serviço, definindo seu prazo e até mesmo anexando um checklist a ele para que a manutenção seja feita de acordo com suas necessidades.
Isso também ajuda a melhorar a colaboração entre as equipes, pois as partes interessadas envolvidas sempre podem voltar à ordem de serviço e verificar se a lista de verificação foi concluída e se o reparo foi feito com base na prioridade. Ao fornecer todos os detalhes em um só lugar, você pode garantir que as instruções fornecidas sejam seguidas.
Por meio de ordens de serviço, você pode reduzir os custos necessários e manter suas operações organizadas, o que agiliza o gerenciamento de ativos. Você terá as informações necessárias bem à sua frente para que possa fazer uma verificação cruzada para confirmação.
5. Gere relatórios personalizáveis: Interpretar e derivar estatísticas significativas de grandes quantidades de dados pode ser uma verdadeira luta. O software de gerenciamento de ativos fornece uma plataforma para gerar relatórios que exibem melhor os dados junto com as estatísticas e apresentam os dados em formatos fáceis de ler. Você pode até incorporar visualizações, como gráficos personalizáveis, para exibições e análises de dados aprimoradas.
Esses relatórios de ativos ajudam a melhorar o gerenciamento, rastreamento e geração de relatórios de ativos, tornando os processos eficientes e tranquilos. Sem usar relatórios para consolidar dados, você corre o risco de perder informações importantes sobre ativos; se você estiver usando planilhas, há uma grande chance de erro humano. Os relatórios também facilitam o processo de auditoria, pois com a ajuda dos relatórios você pode mostrar suas finanças, algumas sendo despesas e outras sendo investimentos em ativos.
Você pode gerar diferentes tipos de relatórios, como relatórios de localização, relatórios de ordem de serviço, relatórios de inventário e até mesmo relatórios personalizados, permitindo que você desenvolva mais eficiência no gerenciamento de ativos e esteja um passo mais perto de atingir suas metas financeiras com análise baseada em dados .
Como a gestão de ativos melhorou agora?
Com a tecnologia em rápida mudança e novos meios de lidar com ativos, as empresas baseadas em SaaS deram um passo significativo à frente. O gerenciamento de ativos revolucionou, oferecendo várias funcionalidades inovadoras que certamente ajudaram a aumentar a produtividade e as operações dos negócios.
Com o software de gerenciamento de ativos, você pode cuidar facilmente de seus ativos, controlar custos e encontrar as melhores maneiras de utilizar melhor seus recursos atuais, executando operações orientadas a ativos nos principais setores. Portanto, seus objetivos gerais de negócios podem ser gerenciados com muito mais eficiência e eficácia.
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