Muitos criativos resistem à ideia de estabelecer uma estrutura. Há uma percepção de que a estrutura parece restritiva. Mas a realidade é que uma estrutura organizacional adequada da agência criativa permite que a equipe faça o seu melhor trabalho. Com menos pensamento sobre como para realizar tarefas, sua equipe terá mais tempo para o trabalho criativo que faz melhor.
A estrutura organizacional da sua agência criativa deve ser simples o suficiente para ser entendida, mas robusta para lidar com a complexidade. Vamos explorar como criar um sistema que ajude sua agência a crescer e ter sucesso.
Em primeiro lugar: quem tem autoridade?
Uma agência criativa em crescimento deve dividir responsabilidades. Ao adicionar mais membros à equipe, você precisa deixar bem claro quem é responsável por quê. Sem essa clareza, você corre o risco de ver o trabalho falhar ou de ter várias pessoas duplicando as mesmas tarefas.
A estrutura começa definindo quem tem autoridade, às vezes chamada direitos de decisão. Se você é o único proprietário da agência, você poderia controlar todas as decisões da agência. Mas se você fizer isso, logo se tornará o gargalo da agência. Pior ainda, você não terá tempo para contribuir com o trabalho criativo que adora. Você pode reservar-se o direito de revisar cada decisão sozinho, mas esse tipo de microgerenciamento raramente funciona da melhor maneira.
Portanto, é crucial definir quem tem autoridade dentro da agência. Muitas agências de sucesso são o resultado de uma parceria. Reunir dois ou mais freelancers experientes agrega habilidades, mas requer planejamento. Nesses casos, as agências devem definir as suas áreas de responsabilidade para manter o equilíbrio.
Se uma pessoa for responsável por trazer o trabalho do cliente, dirigir projetos ou cuidar dos livros, ela precisará ter autoridade sobre essas áreas. Mas esses parceiros também precisam de garantias de que uma pessoa não pode dominar a agência.
Para as pessoas contratadas após a fundação da agência, a estrutura será mais uma questão de responsabilidade do que de autoridade. Afinal, o responsável está sempre no comando. Portanto, defina quanto autoridade que cada pessoa tem em sua área de especialização. Agências de sucesso delegam universalmente certos tipos de decisões para que o chefe fique livre para se concentrar nas tarefas que somente elas podem realizar.
Se você ainda não se sente confortável em delegar decisões (ou mesmo tarefas inteiras), vale a pena praticar essa habilidade. Esteja sempre atento às tarefas que você pode delegar. Geralmente são tarefas que outros pode obter resultados semelhantes ao seu próprio envolvimento.
Assim que você tiver outra pessoa trabalhando para você, comece a praticar a transferência de autoridade limitada para aquela pequena parte. Você pode monitorar e aconselhar nas primeiras vezes, eventualmente entregando as rédeas. Delegar é uma habilidade e você pode aprendê-la para ajudá-lo a dimensionar seus esforços.
Siga estas etapas para estruturar sua agência
Várias empresas criativas anunciaram que empregam uma hierarquia plana – que não há chefes. É uma opção atraente, mas particularmente difícil de implementar. Você precisa de uma equipe inteira de pessoas que possam trabalhar sob sua própria direção e, se todos pudessem fazer isso, seriam todos freelancers.
Para a maioria das agências, a estrutura e a hierarquia são importantes. Personalize sua estrutura de acordo com suas preferências e habilidades das pessoas com quem você trabalhará. Vamos explorar as principais etapas que ajudam você a definir a estrutura de sua agência de criação.
Organize seu fluxo de trabalho
Ao aprender como montar uma agência criativa, uma das maiores decisões é como dividir o trabalho. A estrutura de sua agência criativa deve considerar se os projetos são atribuídos a uma pessoa ou a equipes colaborativas mais amplas.
A estrutura de sua agência criativa deve se ajustar com base nos tipos de projetos que você gerencia. Dividir as tarefas em partes menores pode tornar o trabalho mais eficiente, já que os membros da equipe ficam realmente bons em realizar seus trabalhos específicos. Além disso, essa abordagem permite combinar as tarefas com os pontos fortes de cada pessoa.
Porém, a estrutura da sua agência também deve evitar gargalos. Ao dividir projetos, você deve garantir que ninguém fique esperando que outros terminem suas partes. Um bom planejamento e uma comunicação clara ajudam a manter o fluxo de trabalho em sua agência.
Configure canais de comunicação
Uma boa comunicação mantém sua agência criativa funcionando com eficiência. Quer sua equipe trabalhe no mesmo escritório ou em locais diferentes, você precisa de maneiras claras para que todos mantenham contato. Configurá-los antecipadamente ajuda a evitar confusões e mantém o trabalho avançando.
Escolha ferramentas de comunicação adequadas à forma como sua equipe gosta de trabalhar. As equipes de escritório podem se sair melhor com reuniões diárias e áreas de trabalho compartilhadas. As equipes remotas precisam de bons aplicativos de bate-papo por vídeo e mensagens para permanecerem conectadas. Comece de forma simples e facilite o compartilhamento de ideias para todos, sem se estressar com muitas mensagens.
Leva tempo para construir bons hábitos de comunicação, mas vale a pena. Quando as pessoas se comunicam bem, o trabalho é realizado com mais rapidez e menos erros. Comece com regras básicas sobre como manter contato e depois pergunte à sua equipe o que está funcionando e o que precisa mudar.
Saiba mais sobre ferramentas para facilitar a comunicação abaixo:
Gerenciar a responsabilidade da equipe
Aprender como montar uma agência criativa significa ter clareza sobre quem faz o quê. Cada membro da equipe deve conhecer seu trabalho e você precisa estar pronto para intervir se alguém não atender às expectativas.
A estrutura organizacional da sua agência criativa funciona melhor quando todos entendem seu papel. Pense nisso como um manual: cada pessoa precisa saber sua parte e pelo que é responsável. Quando as regras são claras desde o início, há menos chances de confusões que possam prejudicar toda a sua equipe ou decepcionar os clientes.
Defina um plano de comunicação com o cliente
Ao configurar a estrutura de sua agência criativa, você precisa de regras claras sobre quem fala com os clientes. Seus clientes nunca devem ter que adivinhar quem é sua principal pessoa de contato ou se perguntar a quem devem entrar em contato em caso de dúvidas.
Algumas estruturas organizacionais de agências criativas mantêm toda a comunicação com o cliente passando pelo proprietário. Outros permitem que os membros da equipe conversem diretamente com os clientes, mas isso significa treinar sua equipe sobre como lidar com essas conversas de maneira profissional. Seja qual for sua escolha, inclua em seu plano como montar uma agência criativa que funcione perfeitamente e mantenha os clientes satisfeitos.
Por que você deve colocar tudo por escrito
Ao configurar a estrutura de sua agência criativa, anote todos os seus planos e regras. Você pode pensar que vai se lembrar de tudo, mas é fácil esquecer detalhes importantes. Além disso, os membros da sua equipe precisarão de algo que possam consultar quando tiverem dúvidas.
Aprender como montar uma agência criativa significa ter clareza sobre como as coisas devem funcionar. Não guarde apenas todas as coisas importantes na sua cabeça – coloque-as num papel ou num documento que todos possam ver. Esta etapa simples ajudará a evitar confusões e manterá sua agência funcionando perfeitamente. Considere essas áreas de foco ao criar a documentação.
Contratos protegem ambas as partes
Os contratos são altamente recomendados, tanto para funcionários quanto para compromissos com clientes. Para qualquer funcionário, você precisa de um contrato de trabalho que estabeleça suas responsabilidades e benefícios.
Para freelancers e empreiteiros, você precisa de um contrato que estabeleça algo semelhante. Este é um momento em que você achará benéfico procurar um advogado para redigir os contratos, mesmo que você obtenha apenas um modelo que poderá usar continuamente.
Saiba mais sobre os fundamentos da contratação no artigo abaixo:
A documentação do processo facilita a curva de aprendizado
Você terá muito que fazer ao administrar uma agência completa. Não se coloque em uma posição em que precise se lembrar de todos esses detalhes; em vez disso, crie alguns materiais de referência que você possa seguir. Isso economizará tempo e estresse a longo prazo.
Desde um fluxo de trabalho escrito até um manual do proprietário para sua agência, não tenha medo de escrever seus próprios materiais de referência. Ao realizar esse tipo de tarefa “uma vez por ano”, você pode simplesmente consultar seu próprio guia prático em vez de aprender do zero.
Os manuais dos funcionários fornecem orientações claras e concisas
Escrever um manual para funcionários (e possivelmente também para empreiteiros) economizará muito trabalho no longo prazo. Mais importante ainda, evita que você tenha que recitar todas as informações nele incluídas para novos contratados.
Um manual também pode protegê-lo legalmente, garantindo que cada funcionário revisou suas principais políticas. Na verdade, isso pode resolver muitas questões jurídicas, como acusações de demissão injusta.
Aprenda como criar seu próprio manual neste artigo:
As estruturas não são permanentes, portanto seja flexível
Ao aprender como montar uma agência criativa, lembre-se de que sua estrutura precisará mudar conforme você cresce. Uma estrutura de trabalho para uma equipe de dois não atenderá às necessidades de uma equipe de dez pessoas.
Mesmo depois que sua agência criativa parecer estar funcionando bem, continue verificando como as coisas estão funcionando. Pequenos problemas podem se tornar grandes dores de cabeça se você não os resolver logo. Crie o hábito de revisar sua estrutura e regras regularmente e esteja pronto para fazer alterações quando necessário.
Se você encontrou lacunas em como abrir uma agência de criação, talvez seja hora de considerar contratar outra pessoa. Comece examinando qual trabalho deve acontecer e, em seguida, certifique-se de ter uma atribuição clara desse trabalho. Se não houver um ajuste natural, pode significar que é hora de contratar. Infelizmente, também pode significar que há uma maçã podre no barril. Em ambos os casos, focar no problema pode ajudar a descobrir se são necessárias mudanças na equipe.
Algumas vezes por ano é suficiente para revisar como sua agência está funcionando, pelo menos em termos de estrutura. Faça das discussões com sua equipe uma parte de seu processo contínuo. Fazer isso pode revelar os sinais de que a estrutura ou os processos precisam de evolução.
Agora você já sabe como montar a estrutura organizacional da sua agência de criação
Agora é sua vez de repensar a estrutura da sua agência criativa. Tudo bem se sua agência já estiver madura; ainda vale a pena reexaminar como o trabalho é feito. Ao deixar a estrutura e os processos claros, sua equipe pode se concentrar novamente no trabalho criativo que impulsiona o negócio.
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Isenção de responsabilidade
Você deve sempre procurar aconselhamento financeiro e jurídico independente. Este artigo é apenas um guia.
