Como escrever relatórios de status melhores

Em qualquer empresa, pequena ou grande, a comunicação clara entre os funcionários é fundamental. Todos estão trabalhando em coisas diferentes, e é vital que vocês possam atualizar uns aos outros sobre o status de seus projetos.

Aplicativos de gerenciamento de projetos como Trello e Basecamp facilitam, mas às vezes você ainda precisa escrever um relatório de status simples. Talvez seu chefe tenha pedido um, talvez você esteja tentando garantir apoio ou financiamento para seu projeto, ou talvez apenas queira manter um colega informado.

Neste tutorial, você aprenderá a escrever um relatório de status eficaz. Eles podem assumir muitas formas, é claro, desde uma atualização rápida e informal por e-mail até um relatório formal seguindo um modelo prescrito. Portanto, o que você aprenderá neste tutorial será aplicável a muitos tipos diferentes de relatórios.

Você descobrirá o que precisa fazer para organizar suas ideias-chave e comunicá-las com clareza, além de aprender sobre erros comuns a serem evitados. Também fornecerei um relatório de amostra que você pode visualizar ou fazer download, para que possa usá-lo como modelo para seus próprios relatórios.

No final, você poderá escrever um relatório de status claro e convincente que ajudará seu chefe ou qualquer outra pessoa a entender exatamente onde você está em seu projeto.

1. Pergunte

Pode parecer estranho começar fazendo perguntas – afinal, o trabalho de um relatório de status é providenciar informações, não solicitá-las. Mas é um primeiro passo crucial.

Se você deseja que seu relatório tenha o máximo impacto, precisa entender seu público e quais são suas prioridades. Isso pode ajudá-lo a evitar o erro comum da “lista de roupa suja”, que abordaremos na próxima seção e, em vez disso, focar nas coisas que são interessantes e relevantes para o leitor pretendido.

Por exemplo, digamos que você esteja reportando ao seu gerente o status de um novo recurso que está adicionando ao site da empresa. Antes de iniciar uma lista de todas as coisas que você conquistou, você precisa começar entendendo as expectativas do seu gerente.

Por que o novo recurso é importante? Que resultados você espera mostrar? Quantos detalhes seu chefe realmente precisa receber? Existem aspectos particulares do projeto que são importantes para ela e outros com os quais ela não se importa muito?

Ela pode estar interessada em como esse novo recurso pode melhorar as vendas, por exemplo, mas não se importa muito com a tecnologia por trás dele. Ela pode estar vendo isso como o primeiro estágio de um projeto muito maior ou como parte de uma iniciativa separada envolvendo outras partes da empresa. É importante entender todo o pano de fundo.

Você provavelmente já conhece alguns desses detalhes, mas se não, pergunte diretamente. Quanto mais clareza você conseguir no início, mais suave será o processo.

Também vale a pena pedir alguma orientação sobre que tipo de tamanho ou nível de detalhe ela espera e se há um formato específico que você deve usar. Algumas empresas têm modelos padrão ou usam softwares de relatórios especiais, como StatusPath ou Reportify. Se não, pelo menos tenha uma ideia aproximada se você precisa produzir alguns marcadores ou um relatório de dez páginas.

Quando você terminar de coletar informações, é hora de seguir em frente e começar a escrever. Começaremos com alguns pontos gerais e, em seguida, entraremos em alguns detalhes sobre como juntar tudo.

2. Foco nos resultados, não nas atividades

Quando você está escrevendo um relatório de status, a coisa natural a fazer é pensar no que você fez e anotar tudo. Infelizmente, essa é a última coisa que você deveria fazer.

Essa abordagem leva a uma maçante “lista de lavanderia” de atividades, muitas das quais não têm relevância para o seu leitor. Eles podem parecer importantes para você, porque você gastou muito tempo com eles, mas seu leitor não precisa saber cada passo que você deu.

Por exemplo, se você lançou um novo recurso no site da empresa, pode ficar tentado a incluir tudo o que levou a isso, todo o trabalho duro, reuniões e negociações, os desafios técnicos que você superou e as aprovações legais que obteve .

Todas essas coisas foram etapas importantes na conclusão do projeto, mas seu chefe não precisa saber sobre elas em detalhes, e algumas delas podem nem valer a pena mencionar.

Portanto, em vez de listar as tarefas concluídas, concentre-se em mostrar os resultados. Isso pode exigir um pensamento mais profundo. Os resultados, afinal, são mais do que apenas “lançar o novo recurso do site”. Quais são os resultados mais amplos disso? Qual o impacto do seu projeto?

Você pode incluir estatísticas, por exemplo, sobre quantos clientes usaram o novo recurso e para que o usaram. Se isso levou a um aumento de vendas, ou custos mais baixos, ou se resolveu problemas para os clientes, liste definitivamente todos esses resultados como positivos.

3. Incluir os elementos-chave de um relatório de status efetivo

Embora as empresas possam ter seus próprios formatos para relatórios de status, existem alguns elementos-chave que você deve incluir em qualquer relatório eficaz. Aqui está uma lista de verificação para você:

Sumário executivo

Você não precisa chamar isso de resumo executivo, mas definitivamente deve ter uma seção rápida logo no topo, não mais do que duas ou três frases ou marcadores, resumindo o status geral do seu projeto.

Onde você está, o que vem a seguir, está dentro do cronograma e enfrenta algum problema importante? Imagine que seu chefe não lerá além desta seção (que pode ser o caso) e garanta que ele obtenha todas as informações essenciais aqui.

Progresso contra marcos

Se você planejou o projeto com cuidado para começar, provavelmente o dividiu em uma série de tarefas e objetivos individuais, com prazos para cada um deles. Seu relatório de status deve conter atualizações sobre seu progresso no cumprimento dessas datas de vencimento. No caso de tarefas parcialmente concluídas, você pode atribuir uma porcentagem para mostrar o quão perto você está da conclusão.

Dependendo do nível de detalhe que você entrou no plano do projeto, pode não valer a pena listar todas as tarefas aqui. Lembre-se de que você está criando um relatório com base no que seu leitor quer saber, não com base em listar tudo o que você fez. Então, talvez apenas escolha alguns marcos-chave no projeto e relate seu progresso em alcançá-los.

Assuntos chave

Mesmo com um planejamento cuidadoso, a maioria dos projetos encontra alguns obstáculos ao longo do caminho. Você pode ficar tentado a minimizá-los, especialmente se estiver se reportando a alguém que tenha um forte interesse no sucesso do projeto. Mas é vital que você os divulgue o mais rápido possível, por dois motivos:

1. Uma das principais funções de um gerente é ajudar a eliminar obstáculos. Seu gerente pode usar seu conhecimento, conexões e influência para resolver um problema que poderia ter atrapalhado seu projeto.
2. Se um projeto sair do curso, é muito melhor divulgá-lo mais cedo ou mais tarde. Em um estágio inicial, você ainda pode trabalhar com seu gerente e colegas para encontrar uma solução e cumprir o prazo geral do projeto. A última coisa que você quer fazer é divulgar os principais problemas no final, quando você já perdeu o prazo.

Passos da ação

Ninguém gosta de ser informado sobre problemas sem oferecer uma solução. Para cada problema identificado, você precisa descrever quais etapas planeja seguir. Se você precisar de mais ajuda, peça-a, mas você deve pelo menos ter algum plano próprio.

Também descreva os próximos passos para o projeto em geral. Quais são as principais coisas em que você trabalhará entre agora e a próxima atualização de status? Quais são os próximos grandes marcos, quando você espera atingi-los e quem é responsável por eles? Dê ao seu leitor uma ideia do que está por vir, para que ele tenha uma ideia clara da direção que o projeto está tomando.

4. Seja Visual

Um gráfico simples pode comunicar o status de um projeto com muito mais eficácia do que páginas de texto. Considere algumas das seguintes opções:

• Uma abordagem simples de semáforo: Use vermelho, verde e amarelo para fornecer um resumo visual rápido do status do projeto geral e suas principais tarefas.
• Porcentagens: experimente um gráfico de barras simples, com uma escala de 0% a 100%, e barras mostrando o quanto você está em cada tarefa.
• Um gráfico de Gantt: Esta ferramenta de gerenciamento de projetos é ótima para mostrar o cronograma para a conclusão do projeto. Tenha cuidado, porém – gráficos de Gantt muito detalhados podem ser difíceis de ler se você não estiver muito familiarizado com os detalhes do projeto. Talvez apresentar uma versão simplificada.
• Gráfico de problemas: Depende do tipo de projeto, mas em alguns casos pode ser útil rastrear o número de problemas encontrados ao longo do tempo e quantos foram resolvidos. Você pode usar gráficos simples de colunas ou linhas para isso.

Aqui está um exemplo de como o gráfico de porcentagens pode ficar:

5. Mantenha breve

Se você foi instruído a seguir um modelo específico ou escrever em um comprimento específico, é claro que faça isso. Caso contrário, a regra é mantê-lo o mais curto possível.

Coloque-se no lugar do seu leitor. Se estiver lendo um relatório de status, você deseja descobrir o que está acontecendo com o projeto da maneira mais rápida e fácil possível. Você prefere ler um resumo convincente de uma página do que um livreto detalhado dizendo mais do que você realmente precisa saber. Então, se é isso que você gostaria de ler, então é isso que você deve procurar produzir.

Em um relatório tão curto, é claro, você não poderá incluir tudo. Isso está ok. Se sua gerente quiser informações extras, ela as pedirá. É muito melhor para ela entender claramente o status geral do projeto do que não ter conseguido encontrar as informações essenciais em meio a uma massa de detalhes.

Tenha coisas no bolso de trás

Se surgirem dúvidas, é claro que você deve estar pronto para respondê-las instantaneamente. Assim, juntamente com seu relatório de resumo de uma página, você deve preparar materiais extras para responder a quaisquer perguntas que você antecipar.

Muitas vezes, os relatórios de status acompanham uma reunião para discutir o projeto. Se for esse o caso, ele fornece um fórum natural para responder a perguntas adicionais. Para garantir que está pronto, pegue todas as informações que não foram cortadas para o próprio relatório e reúna-as em uma pasta bem organizada, para que você possa acessá-las facilmente sempre que necessário.

Quando eu trabalhava no banco corporativo, costumava chamar isso de “ter coisas no bolso de trás”. Eu tentaria antecipar qualquer pergunta que meu gerente pudesse fazer e ter um gráfico ou ponto de dados que eu pudesse sacar do meu bolso metafórico para responder. Quando as perguntas foram feitas, isso me fez parecer bem preparado. Mesmo quando não estavam, isso me fez sentir Bem preparado.

Se estiver enviando seu relatório por e-mail, você pode anexar suas informações de “bolso traseiro” como um arquivo extra, deixando claro que é apenas opcional e que as informações essenciais estão contidas no relatório. Ou, alternativamente, você pode simplesmente dizer que tem mais detalhes que pode fornecer, se necessário.

6. Exemplo de modelo de relatório de status

Então agora é hora de juntar todos esses elementos em um relatório simples e claro. Veja como pode ficar:

Anexei o documento do Microsoft Word a este tutorial (basta clicar na barra lateral para baixá-lo). Sinta-se à vontade para usá-lo como modelo, adaptando-o conforme necessário para atender às suas necessidades.

Próximos passos

Então agora você sabe como escrever um relatório de status eficaz. Você pode começar usando meu modelo como ponto de partida ou compondo o seu próprio no formato de sua preferência. Apenas lembre-se dos pontos principais:

• Pergunte.
• Foco nos resultados, não nas atividades.
• Inclua um breve resumo, uma visão do seu progresso em relação aos marcos, os principais problemas encontrados e as etapas de ação futuras.
• Inclua gráficos ou outros elementos visuais.
• Mantenha-o curto e tenha informações extras no bolso de trás.

Recursos

Crédito gráfico: Ícone de relatório desenhado por Icon Jungle do Noun Project.