Além disso, software funcional – em vez de documentação completa – deve ser priorizado, de acordo com o manifesto Agile. Ignorá-lo, enquanto isso, pode levar a gargalos desnecessários – mesmo no desenvolvimento ágil de software.
A documentação do software também fornece segurança para usuários e participantes do projeto, que podem usá-la como uma forma de oráculo ou instrumento contendo todas as respostas para perguntas sobre o produto, incluindo como os casos de uso e as regras de negócios fluem pelo sistema.
No entanto, produzir documentação de software relevante pode ser desafiador para as equipes, o que torna o processo tedioso e o documento ruim. Afinal, como documentar software de forma eficiente, para que ele se torne um guia estratégico para a organização?
Neste post, trazemos as informações que uma documentação de software precisa ter, diretrizes para uma boa documentação de software e o processo passo a passo para uma boa documentação de software.
Informações que a documentação do software precisa ter
A documentação do software ajuda o público a entender e usar o produto, seja esse público composto por administradores, colegas, técnicos ou usuários finais. Portanto, ela deve ser clara, pesquisável e, acima de tudo, útil.
Uma boa documentação de software deve capacitar o público e não frustrá-lo. Para isso, ela precisa ter alguns elementos básicos, como suporte ao cliente.
Mas não só isso. O documento também precisa ser feito de acordo com as diretrizes de documentação técnica ou de software, e construção de confiança.
Isso ocorre porque os usuários procuram o documento quando mais precisam. E se a informação não estiver lá de forma clara e precisa, eles começarão a procurar alternativas e, nesse caso, elas podem não ser a melhor opção para sua empresa.
É por isso que, de acordo com especialistas do SECL Group, a maior parte da documentação de software está disponível no site da empresa ou nas páginas de ajuda em canais digitais.
Abaixo, listamos 4 itens que consideramos essenciais na documentação de software. São eles:
Suporte ao usuário final
Um guia do usuário, com notas de versão, sistemas de ajuda on-line, programas de treinamento ou procedimentos operacionais; ou seja, quaisquer detalhes que ajudem os usuários a usar o produto.
Suporte de marketing
A publicidade focada no produto é usada para promover a marca e a empresa, como fotos, vídeos explicativos, apresentações e materiais que levam a páginas de destino com informações técnicas.
Apoio ao desenvolvimento
Especificações funcionais e técnicas, que servem como guias de desenvolvimento de software ou simplesmente procedimentos e ferramentas para ajudar os desenvolvedores a fazerem seu trabalho.
Suporte da organização
Informações sobre a empresa, sua estrutura, seus procedimentos, fluxos de trabalho, políticas e tudo o mais que os profissionais da sua equipe precisam saber para realizar seu trabalho.
Boas práticas de documentação
Para ajudar você a documentar seu software de forma eficaz e garantir os resultados esperados, listamos 5 práticas recomendadas focadas no conteúdo da documentação dentro dos requisitos de documentação de software que estamos considerando.
Escreva o que seu público gostaria de ler
Entenda para qual público você está documentando e defina cuidadosamente a linguagem, o tom de voz, a estrutura e os tópicos que você usará.
Adicione um índice de fácil leitura
Prepare os leitores para o que eles encontrarão no documento e permita que eles avancem ou retornem a um determinado ponto com facilidade.
Explique de forma simples e detalhada
Sua documentação deve ser fácil de consumir, tanto para sua equipe quanto para os usuários do software. Detalhe todos os itens, mas faça isso de forma simples e direta, sem focar muito na obviedade.
Crie um plano de atualização
Adicionar a data da última atualização é essencial para familiarizar o leitor com a documentação. Além disso, garantir que o documento seja sempre relevante é essencial.
Ajude os leitores a encontrar seu documento
Certifique-se de que, quando pesquisado, seu documento seja encontrado. Para isso, adicione recursos e nomes de produtos aos títulos e explicações, facilitando a indexação em canais digitais, por exemplo.
Passo a passo para uma boa documentação de software
A documentação de software, também conhecida como documentação técnica, geralmente é escrita por um especialista em redação técnica e tem como objetivo converter especificações do produto em uma linguagem que os usuários finais possam compreender.
Para ajudar com isso, descrevemos abaixo um processo de cinco etapas para documentar software.
1. Crie um plano de documentação
Tenha em mãos um plano para as etapas de documentação do software, com: objetivos, recursos existentes, guias de estilo de linguagem, o esboço dos tópicos que a documentação abordará, ferramentas a serem utilizadas, como será o gerenciamento e, por fim, prazo e resultados finais, que servirão para orientá-lo neste projeto de documentação.
2. Defina estrutura e design
Antes mesmo de começar a criar o conteúdo, defina como será a estrutura da documentação do seu software e qual será o design apresentado, incluindo como será projetada a hierarquia de informações relacionadas aos documentos técnicos e qual será a estrutura de navegação do documento.
3. Faça um documento estruturado
O conteúdo de uma boa documentação de software deve ter uma apresentação que facilite sua análise. O usuário precisa ser capaz de encontrar rapidamente o que precisa.
Pense em um modelo que contenha uma estrutura como: um título, subtítulo, visão geral, índice, características e talvez um “leia mais” com informações adicionais.
4. Obtenha feedback antes de finalizar
Na fase inicial, no rascunho ou rascunho da documentação, tente obter feedback sobre seu documento, tanto na parte estrutural quanto nos erros gramaticais.
Quando chegar à fase final, com cerca de 90% da sua documentação concluída, peça ao seu público para revisar profundamente o seu documento, para evitar surpresas desagradáveis na hora de finalizar.
5. Edite, edite e edite mais
Lembre-se, o processo de edição contínuo é o que faz uma boa escrita. Portanto, após coletar feedback e revisar, exponha o documento à edição de um profissional de escrita técnica, para que todos os itens sejam profundamente revisados.
Alguém com esse olhar pode garantir que a linguagem tenha um fluxo lógico e seja consistente em todo o texto.
Conclusão
É evidente que um dos melhores métodos para dar aos consumidores finais todas as informações de que precisam sobre um produto – mantendo em mente sua experiência de compra e usabilidade – é documentando o software, conforme confirmado pelos engenheiros de software do SECL Group.
Especialistas e colegas que trabalham no projeto podem consultar a documentação de software bem escrita como referência quando tiverem dúvidas sobre os recursos e a funcionalidade do produto.
Integrar a documentação do software ao fluxo de trabalho e torná-la um marco importante do projeto é a melhor abordagem para garantir que ela não seja ignorada durante o desenvolvimento.
Um ótimo recurso para sua empresa é ter documentação de software eficiente e atualizada, o que pode melhorar equipes e processos, facilitar a integração de novos engenheiros e, mais importante, aprimorar a experiência do usuário com seu produto e marca.
