As rotinas são a arma secreta dos profissionais criativos e assim o são há séculos.
O poeta WH Auden recomendou uma abordagem rotineira:
“Decida o que você quer ou deve fazer no dia, então faça isso exatamente no mesmo momento todos os dias, e a paixão não lhe causará problemas.”
Muitos outros criativos, desde escritores a artistas, compositores e cineastas, dependeram de rotinas diárias robustas e previsíveis para proporcionar um local seguro para a expansão da sua criatividade.
O filósofo William James postulou que hábitos e rotinas libertam nossos cérebros de pequenas decisões contínuas, para que possamos desenvolver e usar mais facilmente “nossos poderes superiores da mente”.
Usar rotinas é uma questão de alocação de recursos. A pesquisa nos mostra que a força de vontade, como um músculo, cansa quando usada.
Quando você realmente precisa pensar sobre o que comer no café da manhã, que caminho seguirá para o trabalho e quando fará exercícios hoje, estará usando grande parte de sua força de vontade criativa em decisões mundanas.
Em vez disso, se você definir suas rotinas para guiá-lo através de tarefas repetitivas, poderá deixar sua mente vagar, ponderar, meditar e filtrar grandes ideias.
É mais fácil começar a fazer, criar e resolver problemas com um tanque cheio de força de vontade à sua disposição.
1. Escolha rotinas para estabilizar sua vida
O desejo de nos tornarmos mais produtivos geralmente está focado, e com razão, em nosso trabalho.
Ao usar rotinas para sua vida pessoal, você pode simplificá-la e estabilizá-la. Dessa forma, você lida com menos estresse e complicações, sem perder interações importantes, ignorar relacionamentos ou negligenciar suas prioridades.
Pequenos momentos de crise na vida pessoal, familiar, social e doméstica muitas vezes decorrem do esquecimento ou negligência de tarefas.
Pense na dor de correr para pagar os impostos, esquecer um aniversário ou data comemorativa ou reservar duas vezes sua agenda. As rotinas garantem que você faça o que precisa ser feito regularmente para evitar esses momentos de crise.
Aqui estão alguns exemplos de rotinas de vida úteis:
- Rotina matinal e noturna: Se suas manhãs são caóticas, esse conjunto de rotinas de suporte para livros pode ser exatamente o que você precisa. Planeje alguns passos simples que você executa todas as noites antes de dormir para se preparar para o dia seguinte (sua rotina noturna) e, em seguida, estabeleça uma rotina matinal simples e com horário adequado.
- Rotina de fim de semana: Estabeleça uma rotina de fim de semana, você pode planejar e priorizar como gastará seu tempo, garantindo a realização das tarefas e tarefas necessárias sem sentir que não tem tempo para brincar ou descansar.
- Reunião de Família: Uma reunião familiar semanal pode ajudá-lo a manter os calendários sincronizados. Podem ser apenas você e seu parceiro, repassando o orçamento e o calendário, ou você pode incluir seus filhos nessa rotina para que todos possam contribuir e manter o controle uns dos outros.
Você também pode seguir as dicas deste artigo para sair do trabalho na hora certa e reservar um tempo para você:
2. Escolha rotinas para melhorar seu trabalho
Agora é hora de pensar em como você pode aumentar sua produtividade, diminuir o estresse e aumentar sua produção criativa com algumas rotinas voltadas para o trabalho.
Mesmo que você trabalhe em uma área criativa ou que suas responsabilidades profissionais variem muito de um dia para outro, ainda existem maneiras de agilizar o trabalho com rotinas.
Aqui estão alguns exemplos de rotinas de trabalho eficazes:
- Ritual Inicial: Começar no trabalho costuma ser a parte mais difícil. Crie uma rotina inicial e siga-a de forma consistente para treinar seu cérebro para começar sem a hesitação e a procrastinação que você pode ter dificuldade em superar agora.
- Rotina semanal de prioridades: Definir prioridades regularmente, com a contribuição das pessoas envolvidas, ajuda você a alocar seu tempo com sabedoria para obter resultados mais eficazes. Estabeleça uma rotina regular (semanalmente geralmente é bom) para obter uma visão de cima para baixo, determinar quais tarefas merecem mais atenção, reservar tempo para o que você deseja realizar e fornecer e receber informações conforme necessário.
- Rotina de Comunicação: Fazer trabalho colaborativo, compartilhar responsabilidades e projetos com uma equipe ou lidar com clientes cria a necessidade de comunicação confiável. Uma rotina de comunicação pode evitar que você se esqueça de se comunicar regularmente e, também, evitar que seu dia seja sequestrado por um fluxo interminável de perguntas e esclarecimentos.
- Rotina de acompanhamento: Construir relacionamentos sólidos, seja com colegas, membros da equipe ou clientes, é fundamental para fazer um bom trabalho agora e criar boas oportunidades para o futuro. Uma rotina de acompanhamento pode ajudá-lo a agilizar suas atividades de networking, seja por meio de mídias sociais, e-mail, telefone ou reuniões presenciais.
Para decidir qual rotina de trabalho você deve estabelecer primeiro, pergunte-se quais tarefas ou metas você mais se esforça para realizar. Essas áreas são as que mais se beneficiarão com uma rotina forte e de apoio.
3. Projete uma rotina sólida
A partir desses exemplos, algumas rotinas podem se destacar para você. Muitas vezes, as rotinas mais atraentes são aquelas que se aplicam às áreas mais caóticas da sua vida e do seu trabalho.
Não basta, porém, ter em mente uma ideia geral de uma rotina ou copiar a rotina de outra pessoa.
Você é único e sua vida é sua. Para construir uma rotina que funcione para você, seja bem específico.
Comece com o objetivo final
O que essa rotina vai realizar para você? Cada rotina, para ser mais eficaz, precisa ser construída para um propósito específico.
Por exemplo, o objetivo de rotinas matinais/noturnas pode ser tirá-lo de casa todas as manhãs de uma forma organizada, sem pressa e saudável.
O objetivo de um ritual inicial no trabalho pode ser para ajudá-lo a fazer progressos significativos em seu projeto ou tarefa principal antes do meio-dia. Primeiro, defina o objetivo final antes de começar a projetar sua rotina.
Trabalhe de trás para frente
Comece com seu objetivo final e trabalhe de trás para frente para determinar quais etapas pertencem à sua rotina.
Estime quanto tempo cada etapa exigirá. Simplifique o máximo possível, mas não se force a se apressar. É melhor superestimar o tempo que você acha que precisará neste momento. Você sempre pode reduzi-lo mais tarde.
Passe por isso
Em seguida, analise mentalmente sua rotina do começo ao fim. Este passo a passo mental o ajudará a ver as etapas ou recursos necessários que você pode ter esquecido.
Você também pode procurar maneiras de simplificar. Elimine quaisquer etapas redundantes. A complicação é a inimiga: as melhores rotinas são fáceis de lembrar e tão simples quanto possível. Ordene os passos da sua rotina da forma mais lógica, mas não se preocupe em atingir a perfeição.
Você terá tempo para ajustá-lo depois de experimentar sua rotina algumas vezes.
4. Comece a usar suas novas rotinas
Concentre-se em construir no máximo duas rotinas por vez.
Mais de dois serão confusos e exaustivos, e a tentativa se tornará contraproducente.
Uma abordagem é escolher uma rotina de vida e uma rotina de trabalho para estabelecer ao mesmo tempo. Ver o aumento da eficiência em sua vida pessoal e profissional ao mesmo tempo é bom e ajuda a minimizar confusões ou sobreposições, já que cada rotina pertence a uma parte diferente de sua vida.
Leva tempo para construir uma rotina. Pode levar mais de 21 dias para que isso aconteça. A pesquisa mostra que o tempo necessário para construir um hábito sólido pode variar muito, de 21 dias a mais de 250 dias.
Reserve pelo menos 30 dias para construir uma nova rotina ou conjunto de rotinas; na marca dos 30 dias, você pode avaliar se estabeleceu sua rotina bem o suficiente para construir outra ou se precisa manter o foco na rotina atual por mais 30 dias ou mais.
5. Melhore suas rotinas
Quando você começar a usar uma nova rotina, espere resistência… principalmente de você mesmo. Qualquer coisa que exija mudança e maior autodisciplina será desconfortável, talvez até dolorosa, no início.
Não confunda desconforto, falta de familiaridade ou dificuldade com um sinal de que sua rotina está ruim ou incompleta.
Certamente todas as rotinas podem ser melhoradas, mas se você começar a ajustá-la cedo demais, ela nunca se tornará habitual.
Tente manter uma nova rotina, como está, por pelo menos uma semana antes de fazer alterações. Depois de uma semana, considere os pequenos ajustes. Depois de ajustar sua rotina, continue com ela por mais uma semana antes de alterá-la novamente.
Quando você se sentir confiante com uma rotina e pronto para começar a construir outra, tente deixar a rotina estabelecida de lado.
O poder de uma rotina está no fato de ela se tornar rotina: você quer que ela seja um conjunto padrão de ações, uma segunda natureza, um conjunto de passos nos quais você não precisa pensar.
6. Mantenha suas rotinas
Algumas rotinas lhe servirão bem por muito tempo; outros precisarão ser ajustados, reorganizados ou mesmo descartados à medida que as necessidades de sua vida e de seu trabalho mudam.
Se você for promovido, por exemplo, e trocar um conjunto de tarefas por outro, suas antigas rotinas poderão não ser mais úteis. Você precisará analisar suas novas responsabilidades e pensar em como irá cumpri-las da maneira mais simplificada e eficaz.
Sempre que você se aproximar de uma grande mudança na vida ou no trabalho, reserve um tempo para pensar em como suas rotinas serão afetadas.
Avalie as rotinas que devem mudar para se adequar à sua nova situação e siga os passos acima para construir novas rotinas para substituir as antigas e desatualizadas.
Deixe as rotinas fazerem o trabalho
As rotinas são mágicas porque mantêm você com os pés no chão, permitindo que você funcione de maneira eficaz, mesmo em meio ao caos.
As rotinas liberam seu poder criativo e autodisciplina para serem gastos em atividades mais elevadas e criativas, ao mesmo tempo que mantêm as coisas da vida diária em condições de funcionamento confiáveis.
Saiba mais sobre rotinas, produtividade e equilíbrio com nossos artigos e tutoriais:
Nota Editorial: Este conteúdo foi publicado originalmente em setembro de 2015. Estamos compartilhando-o novamente porque nossos editores determinaram que esta informação ainda é precisa e relevante.
