Como configurar um escritório híbrido (+ se você deve)

Muitas empresas estão pedindo “o que é trabalho híbrido, e é certo para nós?” Não há como negar que a forma como trabalhamos está mudando rapidamente. Você deve estar se perguntando como se adaptar e quais formas de trabalho você deve oferecer.

Se você não oferecer flexibilidade, você corre muitos riscos. Seus funcionários podem sair para outras empresas. Você pode não conseguir recrutar funcionários que desejam maneiras flexíveis de fazer seu trabalho. Ainda assim, há desafios a serem resolvidos à medida que mudamos para novos modelos.

Neste artigo, abordaremos a questão de “o que é um ambiente de trabalho híbrido?” Também ajudaremos você a decidir se essa configuração é adequada para sua empresa. Você explorará como configurar trabalhadores remotos (e trabalhadores híbridos) e obterá dicas para o sucesso.

O que é um escritório híbrido? (E por que tantas empresas estão oferecendo?)

O que é um local de trabalho híbrido? Quando você ouvir esse termo, pense “flexível.” Você pode ter encontrado um anúncio de emprego rotulado como “híbrido” e perguntou “o que é um trabalho híbrido?“Híbrido indica uma opção (ou requisito) para dividir o tempo entre trabalhar remotamente e em um escritório.

É importante diferenciar como as empresas se configuram para trabalho híbrido e remoto. A resposta para “o que é trabalho híbrido?” depende da empresa. Já que cada empresa define “híbrido” de forma diferente, vamos manter essas ideias em mente.

• Em algumas empresas, um escritório híbrido significa que os funcionários podem escolher com que frequência trabalhar em um escritório. Eles configuram um espaço de trabalho híbrido para que os funcionários que desejar para trabalhar em um escritório pode.
• Em outras empresas, se um funcionário perguntar “o que é um trabalho híbrido?“, eles aprenderiam que trabalho híbrido requer estar no escritório um determinado número de dias. Isso varia de acordo com a empresa, mas normalmente são dois a três dias no escritório por semana.
• Híbrido escritórios são espaços de trabalho físicos construídos com o trabalho híbrido em mente. Eles são conscientemente construídos para acomodar números flutuantes de funcionários no escritório.

Tenha em mente que esses modelos são você quem decide. Você tem a opção de tornar o tempo no escritório obrigatório ou opcional. Você também pode escolher com que frequência espera que os membros de sua equipe venham ao local. Sua escolha depende de muitos fatores – incluindo a satisfação dos funcionários.

Empresas que adotam o trabalho híbrido

Muitas empresas usaram o trabalho híbrido como forma de facilitar o retorno dos trabalhadores ao escritório após a pandemia. Aqui estão alguns exemplos de empresas que implementaram acordos de trabalho híbridos:

• Muitas empresas de tecnologia ficaram totalmente remotas, mas Maçã está contrariando a tendência. Eles anunciaram um requisito híbrido, com flexibilidade para quatro semanas remotas por ano. (Vale a pena notar que a Apple adiou esse plano, citando um aumento nos casos de COVID.)
• Instituição bancária Requisito híbrido do Citigroup chama os trabalhadores ao escritório pelo menos dois dias por semana.
• A política híbrida da Nike é uma abordagem 3/2, com três dias no escritório e dois dias remotamente a cada semana.

Tenha em mente que essas empresas eram todas tradicionalmente culturas de escritório. Deixou muitos de seus funcionários perguntando “o que é um trabalho híbrido, afinal?“Enquanto as empresas buscam o arranjo certo, os funcionários se perguntam como eles se encaixam na visão.

Como disse o CEO da Apple, Tim Cook,

“ainda é muito importante estar fisicamente em contato um com o outro porque a colaboração nem sempre é uma atividade planejada”.

Muitos CEOs citam a colaboração e o trabalho em grupo como razão para o retorno ao trabalho presencial.

Ainda assim, muitos funcionários se estabeleceram em acordos confortáveis ​​​​apenas remotos durante a pandemia. Isso levou a muita frustração, pois seus funcionários os chamaram de volta ao escritório. Você precisa de um plano de implementação calculado para ir de remoto para híbrido.

Você deve configurar um escritório híbrido?

À medida que as empresas respondem à pergunta, “o que é um ambiente de trabalho híbrido e é adequado para nós?” eles certamente encontrarão uma variedade de opiniões. Considere estes pontos de dados:

Essas estatísticas deixam claro: a forma como trabalhamos está a evoluir. Qual é o papel do trabalho híbrido? Os funcionários estão pedindo por isso e os líderes seniores estão reconhecendo isso. Você não pode simplesmente ficar parado ou perderá a corrida pelo talento.

Agora que você sabe a diferença nas configurações híbridas, chegamos a uma decisão importante: você deve oferecer um local de trabalho híbrido para seus funcionários? Aqui estão as situações que eu acho que uma opção híbrida faz mais sentido:

• Sua empresa está em modo de crescimento rápido. Nesses cenários, os processos e as organizações estão evoluindo tão rapidamente que é difícil manter todos conectados.
• Seus funcionários estão pedindo um espaço de escritório. É importante ouvir os comentários dos funcionários ao planejar o futuro do seu espaço de trabalho. Se sua equipe identificar a necessidade de ter um espaço colaborativo dedicado, é crucial considerar esse feedback.
• Sua empresa sempre foi uma cultura no escritório. Nesse caso, você pode ver um ambiente híbrido como um período de transição. É difícil passar de totalmente no escritório para apenas remoto. Nesse caso, um escritório híbrido atua como uma ponte útil para o futuro.

Antes de configurar um escritório híbrido, reflita sobre esta questão: por que o trabalho totalmente remoto não funciona para sua empresa? Quando você ignora uma opção remota, você certamente perderá uma parte significativa dos candidatos a emprego. Além disso, você terá uma despesa extra.

Qual é a maior fraqueza do trabalho híbrido? Ele mantém sua base de contratação restrita a uma área específica. Afinal, os funcionários têm que aparecer a cada semana.

3 dicas de como configurar com sucesso um modelo de trabalho híbrido em sua empresa

Você é um especialista agora em “o que é um local de trabalho híbrido?” Se você decidiu adotar isso como um local de trabalho para sua empresa, precisa de dicas para ter sucesso. Vejamos três princípios a serem considerados ao criar um local de trabalho híbrido para sua empresa:

1. Entenda a Demanda

Se você explorou a questão de “o que é trabalho remoto híbrido?” você está no caminho de criar um espaço para seus funcionários. Aqui está o desafio: quão grande deve ser o seu escritório e quantos funcionários irão ocupá-lo?

Se você adotar um plano de escritório híbrido, comece com algumas contas simples. Isso dependerá se você precisar de trabalho híbrido ou simplesmente torná-lo uma opção. Se for um requisito, a demanda é simples de prever. Se for uma opção, entre em contato com seus funcionários para entender seu nível de uso. Então, planeje seu escritório de acordo.

Há dois riscos que você corre ao construir seu escritório híbrido:

1. Você superestima a necessidade de espaço de trabalho. Isso deixa você com muitos assentos abertos e significa que você gasta mais em aluguel do que o necessário.
2. Você subestima a necessidade de espaço de trabalho. Você supera rapidamente o escritório híbrido que escolheu. Os funcionários se sentem sobrecarregados ou em conflito na luta por espaços de trabalho. Frustrações crescem, e eles vão perguntar “para que serve o trabalho híbrido?“

Ambos os riscos ilustram a importância dos planos de demanda. Você não pode simplesmente construir um escritório híbrido que suponha que todos os seus funcionários estejam no local 100% do tempo. Se você fizer isso, sua empresa será sobrecarregada para o espaço de trabalho necessário.

Muitas empresas oferecem o que é conhecido como uma área com “espaços de trabalho flexíveis” em seu escritório. Normalmente, são estações de mesa projetadas para compartilhamento. Muitas vezes, o escritório opera em um “primeiro a chegar, primeiro a servir” tipo mentalidade. Outras vezes, os funcionários reservam tempo com uma ferramenta de calendário.

2. Invista em Ferramentas de Trabalho Híbridas

A mudança requer adaptação. A mudança para o trabalho híbrido ou remoto não pode acontecer sem pensar. Em vez disso, precisa de ferramentas e de um novo plano que reconheça as diferenças. Ferramentas e sistemas ajudam você a fazer exatamente isso.

Aqui estão as ferramentas que você precisa para manter um escritório híbrido funcionando sem problemas:

• Agendamento de espaço de escritório. Lembre-se, seu escritório não foi projetado para estar sempre cheio. Com base na nossa dica anterior, o desafio é saber quantos espaços de escritório você precisa. Requer uma ferramenta para equilibrar as reservas de espaço, principalmente aquelas cobiçadas salas de reunião! Confira uma ferramenta como o Skedda para facilitar o agendamento de sua equipe.
• Ferramentas de pesquisa de funcionários. Se você passar por alguém no corredor, é fácil obter a opinião deles. Mas se sua lista no escritório está sempre mudando ou você tem uma grande parte da equipe trabalhando remotamente, você perderá. Use uma ferramenta de pesquisa ou pesquisa para solicitar todo feedback do funcionário.
• Ferramentas de videoconferência. É um dado adquirido, mas a sua importância merece ser incluída nesta lista. As videochamadas podem diminuir a divisão entre os trabalhadores remotos e seus colegas no escritório.

3. Converse com seus funcionários – e inclua seus comentários

Como você viu neste artigo, há muitas decisões a serem consideradas ao adotar uma nova forma de trabalhar. Você pode se sentir sobrecarregado e incerto ao responder “o que é um local de trabalho híbrido e devemos ter um?“

Há uma coisa que pode ajudá-lo a superar essa incerteza: converse com seus funcionários. É importante considerar o feedback deles sobre o que funciona melhor para eles. Uma ótima maneira de solicitar feedback é perguntar: “o que é um local de trabalho híbrido que funciona para você?” Ou, “o que significa o trabalho remoto para você?“

Seus funcionários também estão dispostos a lhe dar respostas difíceis. Os funcionários apontarão os riscos de se tornar remoto que você pode não considerar, com base nas necessidades do cliente ou da empresa.

Acima de tudo, pesquise e inclua seus funcionários para criar um senso de envolvimento. Não importa em que tipo de configuração você pousar, eles saberão que você se importou o suficiente para perguntar.

Mais recursos sobre como configurar trabalhadores remotos para o sucesso

Estamos navegando em um mundo de trabalho em rápida mudança. Você pode ter vindo a este artigo para aprender “o que é um ambiente de trabalho híbrido?“Agora, você sabe mais sobre essa forma de trabalhar e se ela é adequada para sua empresa.

Ainda assim, isso apenas arranhou a superfície do que é preciso para ter sucesso com um escritório remoto ou híbrido. É preciso planejamento, principalmente se sua empresa tem estado totalmente no escritório historicamente. Confira estes artigos para saber mais sobre como configurar trabalhadores remotos para o sucesso:

Crie o escritório em que você (e seus funcionários) deseja trabalhar

O mundo do trabalho está mudando. Você tem certeza de ouvir “o que é um ambiente de trabalho híbrido?” daqueles que contam com você. Seja híbrido, remoto ou permaneça no escritório, isso requer uma reflexão cuidadosa.

Agora você sabe o que é um escritório híbrido e se é adequado para sua empresa. Além disso, você tem dicas para aproveitar ao máximo sua configuração de trabalho.

Se houver uma lição importante deste artigo, faça isso: converse com seus funcionários. Você aprenderá a preferência deles e o tipo de ambiente de trabalho em que eles prosperarão. Isso leva a funcionários felizes e produtivos, e este leva ao crescimento.