Como classificar seus dados por data

Os dados são tão valiosos quanto sua capacidade de transmitir insights e padrões, e nada faz isso melhor do que uma planilha bem organizada. Quer você rastreie prazos, monitore o progresso ao longo do tempo ou precise entender um mar de informações, classificar seus dados os torna mais compreensíveis. Existem várias maneiras de classificar os dados. Você pode classificar por nome, tamanho, data e muito mais.


Softwares de planilhas como o Microsoft Excel e o Google Sheets oferecem ferramentas de classificação poderosas para ajudá-lo a reorganizar facilmente seus dados. Quer você trabalhe em um PC ou em um dos melhores Chromebooks de última geração, este artigo explora os diferentes métodos para classificar um conjunto de dados por data no Planilhas Google.

A maneira mais rápida e fácil de organizar um conjunto de dados por data no Planilhas Google é usar a funcionalidade de intervalo de classificação. Ele usa o conjunto de dados original para criar uma saída organizada com base na data de classificação.

Veja como funciona:

1. Abra a planilha com os dados a serem classificados em seu laptop Windows ou Chromebook.
2. Destaque os campos de dados relevantes. Isso inclui datas, nomes e outros dados ao lado de seus títulos. No entanto, não inclua os números de série.
3. Clique no Dados opção no Folhas Barra de menu.
4. Passe o cursor sobre intervalo de classificação.
5. Escolher Opções avançadas de classificação de intervalo. Uma caixa de diálogo de intervalo de classificação é exibida.

   

6. Marque a caixa de seleção ao lado de Os dados têm linha de cabeçalho se você destacou os títulos. Caso contrário, deixe isso desmarcado.
7. Vá para a caixa ao lado Ordenar por e selecione a coluna de classificação (que é Data neste exemplo).

   

8. Selecione A→Z para classificar em ordem crescente (do mais antigo para o mais recente) ou Z→A para classificar em ordem decrescente (do mais recente para o mais antigo).
9. Clique no Organizar botão.

   

Seus dados são organizados instantaneamente usando a coluna de data.

Se você deseja preservar o conjunto de dados original, crie um backup antes de classificar.

Classificar por data usando a função de classificação

O método sort range é uma ótima opção para classificar dados uma vez. No entanto, se você modificar os valores com frequência em sua planilha, precisará refazer o processo de classificação todas as vezes. A função de classificação é a melhor escolha se você deseja que os dados classificados sejam dinâmicos. Em outras palavras, se você alterar algo no conjunto de dados original, os dados classificados serão atualizados automaticamente para refletir isso. Além disso, a função de classificação é útil para colunas únicas e múltiplas.

Veja como usar a função de classificação:

1. Abra a planilha com o conjunto de dados a ser classificado.
2. Coloque o cursor em uma coluna vazia a ser preenchida pelos dados classificados. Isso ocorre porque a função de classificação cria novos campos em vez de modificar os campos com seus dados originais. Você também pode rotular as novas colunas como fizemos abaixo.

   

3. Introduzir o =SORTE(A1:B5,1,VERDADEIRO) fórmula na barra de função (fx) na parte superior da página, onde A1:B5 representa o intervalo de classificação, 1 representa a coluna de classificação (a primeira coluna em um conjunto de dados) e verdadeiro denota uma ordem crescente de classificação.

   

4. Nós usamos o =SORT(B2:C6,2,VERDADEIRO) fórmula para esta ilustração. B2:C6 exclui a coluna do número de série e as linhas de cabeçalho, 2 representa a coluna de classificação (data), a segunda das duas colunas selecionadas e verdadeiro para ordem crescente.
5. aperte o Digitar tecla em seu teclado.

   

Os dados selecionados são classificados automaticamente, preenchendo novas células a partir da posição do cursor. Embora isso pareça mais assustador do que o método sort range, há muitos motivos para justificar seu uso. Para começar, ele preserva sua coluna de dados original. Assim, você sempre pode voltar a ele, se necessário.

A vantagem significativa da fórmula de classificação é que ela atualiza automaticamente os dados classificados quando o original é alterado. Por exemplo, alterar a data de Stephen Schenck de 05/03/2021 para 05/12/2021 leva automaticamente o nome dele da parte superior do campo classificado para a parte inferior.

Outra vantagem da função de classificação é sua capacidade de organizar dados futuros. Suponha que queremos adicionar mais 10 valores em nosso exemplo de cinco nomes e datas. Substituiríamos o C6 na função por C16 para dar =SORT(B2:C16,2,VERDADEIRO). Então, quando adicionamos um novo nome e data, ele é organizado automaticamente no campo de classificação, desde que não exceda C16.

Para que a função de classificação funcione, as células de saída (onde os dados classificados serão colocados) devem estar vazias. Caso contrário, retorna um erro. O Sheets prioriza os dados que você digita sobre a função de classificação, portanto, o último não pode substituir o primeiro. Da mesma forma, digitar qualquer coisa em qualquer célula de saída remove os resultados existentes e exibe um erro, como na captura de tela abaixo.

Verifique a validade do formato de data

Para que a função de classificação por data funcione, o Planilhas precisa reconhecer seus valores. Se você tiver datas inválidas (em um formato não suportado), o algoritmo as lê como texto simples, fornecendo resultados incorretos. Veja como confirmar se suas datas estão no formato adequado.

Verifique o alinhamento

No Planilhas Google, o texto é alinhado à esquerda. No entanto, os números não seguem essa regra por padrão e são atribuídos à direita. Este continua sendo o caso, mesmo que as figuras contenham caracteres especiais como $ para moedas, / para datas e : por tempo, desde que sejam reconhecidos.

Se as datas estiverem alinhadas à esquerda, é provável que estejam em um formato incorreto. Geralmente, digitar a data completa (por exemplo, 3 de agosto de 2021 ou 3 de agosto de 2021) é válido. Mas se você usar apenas números, demarque os números usando uma barra ou hífen no seguinte formato: MM/DD/AAAA ou MM-DD-AAAA.

Use a função DATEVALUE

Verificar se as datas estão alinhadas à direita geralmente é suficiente para saber se são válidas. Mas se os dados abrangerem a largura da célula, pode ser difícil discernir o alinhamento. Nesse caso, use a função DATEVALUE nas colunas adjacentes para verificar erros e obter o valor numérico das datas.

Defina o cursor em uma célula vazia, insira a função DATEVALUE, =DATEVALUE(C2:C12)ou qualquer intervalo que contenha suas datas válidas e pressione Digitar.

Em nosso exemplo, a função retorna o valor 44470 para a data 01/10/2021 e um #VALUE! erro para o inválido 03.03.2021.

Organize suas planilhas do Google como um profissional

A organização dos dados é crucial, especialmente quando se lida com grandes volumes de diversas fontes. A classificação de dados usando campos com números, datas, horários e posições pode facilitar a compreensão e a extração de insights significativos. Embora este artigo fale sobre a classificação de dados por data, você pode usar vários outros parâmetros. Por exemplo, aqui está um artigo onde discutimos a classificação de texto simples em ordem alfabética.