Muitas empresas estão abandonando o teletrabalho e adotando um estilo de trabalho híbrido. Por isso, é ainda mais importante ter as informações necessárias ao seu alcance, seja trabalhando em casa, no escritório ou remotamente.
Como a gestão eficiente do conhecimento depende de ter as ferramentas adequadas para o trabalho, compilamos uma lista de várias ferramentas que se deve procurar em um software de gestão do conhecimento.
Gerenciamento de documento
O sucesso ou fracasso de uma empresa muitas vezes depende de sua capacidade de acessar documentos relevantes quando necessário.
Devido ao ritmo acelerado dos negócios modernos, não é mais viável trabalhar com cópias desatualizadas de documentos ou perder tempo trocando mensagens por e-mail. Ter uma entrada instantânea e fácil de usar à sua disposição em todos os momentos é crucial.
Ter o programa apropriado para o trabalho pode melhorar drasticamente o gerenciamento de arquivos.
Aplicativos como o Monday servem como uma resolução completa de gerenciamento de documentos, mas existem muitos mais. Como é baseado na Web, você pode acessar arquivos de qualquer dispositivo que possa acessar.
Os documentos podem ser anotados, vinculados a tarefas e compartilhados seletivamente.
Base de Conhecimento Interna
Hoje em dia, é mais comum referir-se a ele como um “wiki”, mas é uma plataforma de base de conhecimento que serve como um repositório central de informações e um ponto de referência para sua equipe.
Freqüentemente, contém peças escritas para funcionários da empresa que explicam como a empresa opera. Referências a outros artigos wiki úteis e documentos importantes compartilhados serão incluídas.
Procedimentos operacionais padrão (SOPs) para processos comuns, e-mails de amostra, correspondência padrão da empresa e materiais de treinamento para novos funcionários estão incluídos.
Usar um quadro wiki para construir uma base de conhecimento interna é um exemplo direto do tipo de sistema de gerenciamento que pode ser criado e aprendido com a ajuda de várias soluções de gerenciamento de documentos. Subitens e colunas de arquivo permitem que você organize seus dados e listas de verificação para recuperação posterior por meio de uma pesquisa por palavra-chave.
Gerenciamento de conteúdo
Para muitas empresas, o conteúdo é muito importante e a única maneira confiável de produzir conteúdo excelente é coletar os dados mais relevantes imagináveis.
O referido gerenciamento de conteúdo envolve os processos de redação, edição e liberação de conteúdo em vários formatos.
Automação
O termo “automação” tornou-se sinônimo desta década. Está mudando a forma como as empresas encontram e contratam novos funcionários, conduzem transações e gerenciam seu conhecimento.
Considerando que 57 por cento dos trabalhadores estão sofrendo de esgotamento e 70 por cento desses trabalhadores preferem a automação das atividades diárias, este é um desenvolvimento útil.
A gestão do conhecimento é outra área que será revolucionada pela prevalência de produtos baseados em Inteligência Artificial (IA) e ricos em automação.
Nesse aspecto, o Monday.com é superior a outros sistemas de gerenciamento de conhecimento. Alguns trabalhos podem ser automatizados configurando uma sequência específica de gatilhos e ações.
Gestão de inventário
O conhecimento dos cronogramas de estoque e aquisição de sua empresa é vital, mesmo que o gerenciamento de estoque pareça a antítese dos ativos de conhecimento atuais.
É importante saber se os fornecedores estão tendo escassez, atrasos nas remessas ou problemas de aquisição, porque essas informações podem ter impactos indiretos em todo o seu negócio. Manter o controle do seu estoque não é diferente.
Quando os materiais de entrada e os produtos existentes são distribuídos uniformemente, a empresa economiza dinheiro em armazenamento, tem menos ocorrências de estoque girando ou estragando e tem clientes mais satisfeitos. Assim, mais ganhos são o resultado.
O rastreamento do gerenciamento de estoque com uma solução robusta de gerenciamento de documentos é fácil com a placa apropriada. Você pode modificar a tabela adicionando novas colunas para registrar informações.
O sistema automatizado pode notificar o departamento de compras por e-mail quando os valores de estoque caírem abaixo de um limite predeterminado.
Ferramentas de colaboração
A boa gestão do conhecimento visa não manter as informações para você, mas compartilhá-las com seus colegas, clientes, fornecedores e outras partes interessadas. Colocar suas habilidades e conhecimentos suados em uso é o ponto.
Uma solução de gerenciamento de documentos deve, antes de mais nada, facilitar a comunicação eficaz e o trabalho em equipe para ser realmente eficaz. Você não apenas pode marcar os membros da equipe para fornecer ou receber atualizações em tempo real sobre determinadas tarefas, mas também simplifica a troca de conhecimento por meio de documentos.
Ele também inclui um poderoso sistema de alerta que o mantém informado mesmo quando você não está no escritório. Aplicativos de videoconferência e mensagens instantâneas podem ser usados juntos para uma cooperação ainda mais em camadas.
Gerenciamento de projetos
Há uma boa probabilidade de que uma parte significativa do dia de sua equipe seja gasta respondendo a solicitações urgentes de consumidores.
Como qualquer empresário de sucesso sabe, manter contato com sua clientela é crucial para o sucesso de sua empresa. No entanto, como você planeja expandir sua empresa? Que tal tomar a iniciativa de desenvolver projetos que beneficiem mais seus clientes e demais stakeholders?
O gerenciamento de projetos é essencial neste caso.
Fazer e completar suas tarefas internas é um grande componente para dar sentido à sua vida.
Um sistema de gerenciamento de documentos que funciona é a resposta mais uma vez. Graças às suas ferramentas de gerenciamento de tarefas e monitoramento de horários, você pode monitorar o andamento de seus projetos em detalhes.
Como você pode ver, o software de gestão do conhecimento é adaptável e oferece uma ampla gama de benefícios se você escolher o fornecedor certo.
Você pode gostar também…
