Se você trabalha para uma grande corporação ou possui um negócio, você precisa de um software de documentos. Neste artigo, abordaremos os principais softwares de gerenciamento de documentos.
O software de gerenciamento de documentos tornou os armários físicos obsoletos. O melhor software de documentos permite que você carregue, crie e gerencie os documentos da sua empresa com facilidade.
Precisa colaborar em um documento, enviar um documento para assinatura ou criar um documento com a marca? O software de documentos pode lidar com todas essas tarefas com segurança. Sem contar que alguns softwares possuem inteligência artificial. A IA geralmente pode executar algumas das tarefas mais mundanas de gerenciamento de documentos para você.
Neste artigo, abordaremos o melhor software de gerenciamento de documentos que você pode começar a usar hoje. Vamos primeiro falar sobre os vários benefícios do uso de software de gerenciamento de documentos.
Benefícios do software de gerenciamento de documentos
O software de gerenciamento de documentos é uma das maneiras mais eficazes de organizar seus arquivos. Eles oferecem uma ampla variedade de recursos úteis que ajudam nas tarefas relacionadas a documentos.
O melhor software de gerenciamento de documentos tem alguns ótimos recursos em comum que fazem com que o software valha a pena. Esses incluem:
- Segurança. A segurança é sempre uma preocupação no mundo digital. Os melhores sistemas de gerenciamento de documentos vêm com segurança integrada e controles de acesso. Isso permite que você decida quem pode acessar seus documentos.
- Eficiência. O software de gerenciamento de documentos de alta qualidade permite automatizar muitas tarefas de documentos, como digitalização e divisão de documentos, reconhecimento óptico de caracteres e análise de informações de documentos.
- Conformidade regulatória. Os requisitos de conformidade para documentos comerciais estão mudando constantemente. Ao usar o melhor software de gerenciamento de documentos, você pode ter certeza de que sua conformidade normativa está atualizada.
Agora vamos ver o que procurar no software de gerenciamento de documentos.
O que procurar no software de gerenciamento de documentos
Ao tentar decidir sobre o melhor software de gerenciamento de documentos, você deve procurar alguns recursos importantes.
Os recursos listados abaixo ajudarão você a aproveitar ao máximo seu software de gerenciamento de documentos.
- Integração. A integração com outros sistemas de negócios é importante. Isso permite um fluxo de trabalho muito mais simplificado.
- Fácil de usar. Muito tempo será gasto usando este software. O software precisa ser fácil de navegar e usar todas as suas ferramentas.
- Bom Atendimento ao Cliente. Os documentos podem ser muito sensíveis ao tempo. Se houver um problema com o software, você desejará que o problema seja resolvido o mais rápido possível.
- Colaboração. Os documentos precisam ser colaborados e compartilhados. Procure um software de gerenciamento de documentos que permita criar documentos facilmente com outras pessoas, compartilhar esses documentos e obter assinaturas.
Vamos analisar a lista dos treze principais sistemas de gerenciamento de documentos para 2022/23!
12+ Melhor software de gerenciamento de documentos 2022/23
Para ajudá-lo a fazer a melhor escolha para seu software de gerenciamento de documentos, abordaremos as melhores opções disponíveis em 2022/23:
1. Rubex
Rubex é uma solução completa para armazenar, gerenciar e compartilhar documentos. Este software funciona bem para pequenas e médias empresas. Você pode compartilhar documentos com segurança e configurar a retenção e a conformidade de documentos.
Características:
- modelos poderosos
- fluxos de trabalho automatizados
- compartilhamento seguro
- assinaturas de autenticação multifator
Um plano de preços mensal está disponível.
2. Modelo
O Templafy oferece controle total do processo de criação de documentos. Isso permite que você crie documentos de marca com aparência profissional. Você pode atualizar seus documentos dinamicamente com o Templafy. Este melhor software de gerenciamento de documentos se integra a muitos aplicativos populares, como Microsoft Office, Salesforce, Dropbox e muito mais.
Características:
- gerenciamento de assinatura de e-mail
- amigo do usuário
- edição colaborativa
- Tecnologia sem TI
O preço está disponível mediante solicitação.
3. Arquivos M
O M-Files usa inteligência artificial para digitalizar documentos e marcá-los automaticamente. Isso acelera seu fluxo de trabalho e torna a busca dos documentos corretos rápida e fácil. Se você precisa automatizar processos de negócios que envolvem documentos, este é um ótimo software de documentos para usar.
Características:
- reconhecimento óptico de caracteres
- Verificação de IA de dados escuros
- controles de permissão
- modelos de documentos
Você precisará entrar em contato com a M-files para obter detalhes sobre preços.
4. Documentos
O DocuWare permite digitalizar e centralizar todos os registros de seus funcionários. Todos os documentos arquivados são seguros e acessíveis. O DocuWare também funciona bem para armazenar pedidos, faturas e cheques. O DocuWare é rico em recursos com recursos de documentos inteligentes que funcionam para pequenas e grandes empresas.
Características:
- processo de fatura totalmente automatizado
- interface fácil de usar
- Aplicativos iOS e Android
- integra-se com 500 aplicativos diferentes
O preço do DocuWare depende dos recursos e serviços de que você precisa. Entre em contato com a empresa para preços.
5. Controle Mestre
MasterControl é um sistema eletrônico completo de gestão da qualidade. É usado por cinco das maiores agências reguladoras do mundo. Este software ajuda sua empresa a colocar seus produtos no mercado mais rapidamente. O MasterControl permite agilizar fluxos de trabalho de documentos, auditorias, reclamações de clientes e outros processos de qualidade de negócios.
Características:
- controle automatizado de documentos
- atribuição automatizada de tarefas, agendamento e aprovação de documentos
- prontidão para auditoria
- colaboração simplificada
MasterControl é melhor para grandes corporações. Você precisará entrar em contato com a empresa para obter preços.
6. Hightail
Embora o Hightail não seja o software de gerenciamento de documentos mais avançado do mercado, ele se destaca em compartilhamento e colaboração. Se você precisa compartilhar tamanhos de arquivos grandes, este é um dos melhores pacotes de software de gerenciamento de documentos disponíveis. Para compartilhar arquivos, basta fazer upload do arquivo desejado e digitar um endereço de e-mail e enviar.
Características:
- plano gratuito para sempre
- enviar arquivos de até 500 GB
- acompanhar a entrega do arquivo
- segurança de nível empresarial
Há um plano gratuito limitado disponível, bem como um plano premium.
7. SÓ ESCRITÓRIO
Somente o Office permite criar, editar e colaborar em documentos de todos os tipos de arquivo. Você pode usar o ONLYOFFICE na nuvem, hospedá-lo você mesmo ou usar uma instalação pré-configurada. Incluído no ONLYOFFICE também está um editor de planilhas, editor de apresentações e criador de formulários.
Características:
- suporte profissional
- Token da Web JSON para proteger o documento
- integra-se com plataformas populares
- aplicativos móveis disponíveis
Existem duas opções disponíveis para preços:
- uma assinatura baseada em nuvem que começa em $ 0
- um preço por servidor muito mais alto
8. Padrão da Adobe Document Cloud
A Adobe Document Cloud possui um sistema robusto de gerenciamento de arquivos PDF. O Adobe Acrobat se concentra no manuseio de arquivos PDF, o que facilita a edição desse tipo de arquivo. Incluído na Adobe Document Cloud está o Adobe Sign, que permite solicitar assinaturas digitais e rastrear documentos.
Características:
- Criação de PDF
- interface simples
- grande integração de sistema de nuvem corporativa
- opção de roteamento de documento personalizado para assinaturas
Existem dois planos disponíveis:
- plano padrão onde você paga por um ano
- plano mensal onde você paga todos os meses
9. Rastreador de Papel
A PaperTracer é especializada em gerenciamento de contratos desde o processo de criação de rascunho até a rescisão. Você pode acompanhar o desempenho do contrato, bem como as tarefas atribuídas ao contrato através do painel principal do software. O Paper Tracer é o melhor para jurídico, tecnologia da informação e gerenciamento.
Características:
- solução de fluxo de trabalho de ponta a ponta
- fluxos de trabalho avançados
- assinaturas eletrônicas ilimitadas
- Compatível com HIPAA
Você precisará entrar em contato com PaperTracer para obter preços.
10. Xait Porter
A força do XaitPorter está em seu recurso de colaboração inteligente. O recurso permite que você colabore com seus colegas simultaneamente. Em tempo real, você pode compartilhar comentários, corrigir erros e alterar a formatação. O Xait Porter também possui muitos recursos para ajudá-lo a criar documentos com aparência profissional.
- fácil de colaborar
- automação de fluxo de trabalho
- Suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana
- fácil de aprender
O preço é dado mediante solicitação.
11. Fluix
Com o Fluix, você pode automatizar tarefas rotineiras de documentos. A criação de fluxos de trabalho, formulários e documentos é fácil com sua interface de arrastar e soltar. Você pode ajudar a tornar sua força de trabalho mais eficiente com o Fluix e seu gerenciamento de documentos. Fluix é melhor para pequenas e médias empresas.
Características:
- Curva de aprendizado curta
- sem necessidade de codificação
- fluxos de trabalho orientados à equipe
- enviar documentos em massa
Há um plano inicial mensal.
12. Bit-AI
O Bit-AI é outro ótimo software de gerenciamento de documentos para colaboração. Qualquer pessoa com quem você queira colaborar em documentos pode ser feito em tempo real. Mais de noventa modelos de documentos estão à sua disposição para ajudá-lo a criar documentos complexos.
Características:
- gerenciamento de usuários personalizável
- pesquisa inteligente
- construtor de criação de documentos com todos os recursos
- integrar com as principais plataformas de armazenamento em nuvem
Um plano gratuito é oferecido, bem como opções mensais.
13. Documento Lógico
Se você precisa ter seu sistema de gerenciamento de documentos acessado em vários sistemas operacionais e dispositivos de hardware, esta é a solução ideal. O LogicalDoc pode classificar automaticamente seus documentos e você pode recuperá-los facilmente. Se você precisa de uma solução simples que execute todos os recursos padrão do software de gerenciamento de documentos, o LogicalDoc é para você.
Características:
- texto completo pesquisável via OCR
- digitalizar documentos
- escalável com o seu negócio
- aplicativos móveis
Entre em contato com a LogicalDoc para obter preços.
Em seguida, abordaremos uma ótima oferta que pode ser valiosa para você e sua empresa.
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Usar o melhor software de gerenciamento de documentos em sua empresa é vital no mundo digital de hoje. Quando se trata de organizar, criar e proteger documentos importantes, você precisará de um software de gerenciamento de documentos.
Este artigo fornece uma lista de software de documentos que você pode baixar hoje. Com base no setor em que sua empresa está inserida e em seu tamanho, você pode fazer a escolha certa de software de gerenciamento de documentos.
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